RSVP-Management
Smartes RSVP-Management – wissen Sie schon vor dem Event genau, wer kommt
Das RSVP-System von Actiolife versendet gebrandete Einladungen per E-Mail und SMS, sammelt Antworten auf einer personalisierten Eventseite und liefert Ihnen ein Live-Dashboard, mit dem Sie auf jede Antwort – oder Nicht-Antwort – reagieren können.
So verwalten die meisten Veranstalter ihre RSVPs noch immer
Telefonate und Tabellen
Gäste einzeln anrufen. Antworten in Excel notieren. Den Überblick verlieren, wer was gesagt hat. Vor dem Event alles erneut prüfen.
E-Mails ohne Tracking
Eine generische E-Mail versenden und warten. Keine Ahnung, wer sie geöffnet hat, wer sie ignoriert hat oder wessen Adresse zurückgekommen ist.
Last-Minute-Überraschungen
Catering für 200 bestellt. Es kommen 340 Personen. Oder umgekehrt. Beides ist teuer.
Von der Einladung zur bestätigten Teilnehmerzahl – automatisiert
RSVP-Kampagne erstellen
Definieren Sie die Eventdetails – Name, Datum, Ort, Thema – legen Sie die Antwortfrist fest und konfigurieren Sie automatische Erinnerungen. Vergeben Sie pro Gast eine Begleiter-Anzahl und wählen Sie die Versandkanäle: E-Mail, SMS oder beides.
Gast erhält personalisierte Einladung
Jeder Gast erhält einen einzigartigen sicheren Link, der seine persönliche Eventseite öffnet – mit Ihrem Logo und Ihren Visuals gebrandet – und Datum, Ort, Navigation sowie Schaltflächen für „Zum Kalender hinzufügen“ und Apple Wallet anzeigt. Die Daten sind bereits vorausgefüllt.
Gast sagt zu oder ab
Unten auf der Seite: „Werden Sie teilnehmen?“ – Ja oder Nein. Bei Ja und vorhandenem Begleiter-Kontingent trägt der Gast Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen und Position jedes Begleiters ein. Die Antwort lässt sich jederzeit ändern.
Veranstalter handelt auf Live-Daten
Ihr Dashboard aktualisiert sich in Echtzeit. Filtern Sie nach Zugesagt, Abgesagt, Keine Antwort, E-Mail zurückgekommen oder Nicht geöffnet. Versenden Sie eine Folgekampagne mit nur einem Klick oder exportieren Sie die vollständige Liste – inklusive Begleitern – als Excel oder CSV.
Was Ihr Gast sieht
Der Gast öffnet eine Seite, die wirkt, als gehöre sie zu Ihrem Event – kein generisches Formular. Ihr Logo, Ihr Eventfoto, der Veranstaltungsort mit „Tippen zum Navigieren“-Schaltfläche, das Datum mit „Zum Kalender hinzufügen“-Schaltfläche und ein Apple Wallet / Google Pass-Button. Darunter: eine klare Frage und zwei Schaltflächen. Auf dem Desktop verbreitert sich das Layout auf volle Breite. Auf dem Smartphone ist alles für die Bedienung mit einem Daumen optimiert.
Dieselbe Seite dient gleichzeitig als digitale Einladung. Gäste können sie als Lesezeichen speichern, teilen und jederzeit erneut aufrufen. Navigation, Kalender und Wallet-Integrationen sind immer nur einen Tipp entfernt.
Gast-Einladungsseite
Begleiter: erfasst, registriert, gezählt
Manche Gäste dürfen Begleiter mitbringen. Sie definieren das Kontingent pro Gast – wie viele Begleiter jede Person registrieren darf. Wenn ein Gast zusagt, trägt er die Daten jedes Begleiters ein: vollständigen Namen, E-Mail, Telefonnummer, Unternehmen und Position. Jeder Begleiter wird zu einem eigenen Gastdatensatz im System, der über eine Parent-ID mit dem einladenden Gast verknüpft ist. In Ihren Berichten erscheinen Begleiter eingerückt unter ihrem einladenden Gast – so wissen Sie immer, wer wen mitgebracht hat.
Ihr Live-Kontrollzentrum
Echtzeit-Antwortverfolgung
Sehen Sie, wie sich Zusagen, Absagen und ausstehende Antworten aktualisieren, sobald Gäste antworten.
Segmentieren und filtern
Filtern nach: Zugesagt / Abgesagt / Keine Antwort / E-Mail nicht geöffnet / E-Mail zurückgekommen.
Folgekampagnen mit einem Klick
Wählen Sie eine beliebige gefilterte Gruppe aus und versenden Sie direkt aus dem Dashboard eine neue E-Mail- oder SMS-Kampagne.
Excel- / CSV-Export
Exportieren Sie die vollständige Gästeliste mit RSVP-Status, Begleiterdaten und allen benutzerdefinierten Feldern.
Detail auf Gastebene
Klicken Sie auf einen beliebigen Gast, um seinen vollständigen Verlauf zu sehen: Zustellstatus, Öffnungszeit, Antwort, Begleiter.
Wohin sich RSVP entwickelt
Session- & Sub-Event-Registrierung
Gäste wählen, welche Sessions, Workshops oder parallelen Tracks sie besuchen – innerhalb desselben RSVP-Flows.
Unterkunfts- & Präferenzauswahl
Für mehrtägige Events: Zimmertyp, Hotel, Transferwunsch – alles bereits beim RSVP erfasst.
Sub-Event-Ticketing
Kostenpflichtige oder kostenfreie Add-ons zum Hauptevent – Dinner, Gala, Workshop – während des RSVP buchbar.
Verwandte Funktionen
Schluss mit Raten. Beginnen Sie zu wissen.
Sehen Sie, wie Actiolife RSVP für Ihr nächstes Event funktioniert.