Check-in & Badge-Druck
Schneller QR-Check-in & Badge-Druck – unter 15 Sekunden pro Gast
Actiolife ersetzt manuelles Badge-Suchen und handgeschriebene Anmeldungen durch sofortigen QR-Check-in und automatischen Badge-Druck – unter 15 Sekunden pro Gast.
Die schmerzhafte Realität klassischer Check-ins
Der alte Weg
- ✕ Tagelang im Voraus vorgedruckte Badges. Jede Last-Minute-Änderung = alles neu drucken.
- ✕ Personal sortiert Badges alphabetisch. Ein Event mit 500 Gästen bedeutet 500 Karten zum Durchblättern.
- ✕ Ein einzelnes Badge zu finden dauert 1–2 Minuten. Multipliziert mit jedem Gast, der gleichzeitig eintrifft.
- ✕ Walk-in-Gäste sind ein Albtraum: handgeschriebene Karten, an Papier getackerte Visitenkarten oder Gäste, die ihren Namen selbst schreiben. Keine verlässlichen Daten. Keine genauen Anwesenheitsstatistiken.
- ✕ Walk-in-Registrierung am Empfang: ein Mitarbeiter pro Gast blockiert, sofort entstehen Schlangen, die Wartezeit übersteigt 5 Minuten pro nicht registriertem Gast.
- ✕ Mehrere Eingänge? Chaos. Verwechselte Badges, verwirrtes Personal, frustrierte Gäste.
Der Actiolife-Weg
- ✓ Kein Vordruck. Badges werden bei Ankunft on demand gedruckt. Änderungen? Irrelevant.
- ✓ Personal scannt einen QR. Das System identifiziert den Gast sofort. Kein Suchen, kein Sortieren.
- ✓ Check-in registrierter Gäste: unter 15 Sekunden vom Scan bis zum Badge in der Hand.
- ✓ Walk-in-Gäste registrieren sich per QR-Code am Empfangsbereich – komplett ohne Mitwirkung des Personals. Sie tragen ihre Daten selbst ein, erhalten ihren Eintritts-QR sofort und durchlaufen denselben Check-in-Flow wie jeder registrierte Gast.
- ✓ Walk-in-Selbstregistrierung: das Personal bearbeitet null Walk-ins manuell. Keine Schlangen am Anmeldetisch für nicht registrierte Gäste.
- ✓ Mehrere Eingänge, mehrere Drucker, vollständig koordiniert. Das System sagt dem Personal genau, an welchen Drucker jeder Gast geschickt werden soll.
Von 2 Minuten auf 15 Sekunden pro Gast.
Basierend auf internen Schätzungen, die klassische Badge-Vorbereitung mit dem On-Demand-Druck-Flow von Actiolife vergleichen.
Für registrierte Gäste: scannen, drucken, eintreten
Personal scannt Gast-QR
Der Gast zeigt seinen QR-Code (aus E-Mail, Apple Wallet oder Google Pass). Das Personal scannt ihn mit einem beliebigen Smartphone oder Tablet.
System weist Drucker zu
Der Bildschirm zeigt sofort den Namen des Gastes, das Segment (VIP, Presse, Allgemein), benutzerdefinierte Felder (Tischnummer, Sessionsaal, Menüwahl) und an welchen Drucker er zu schicken ist. Keine Listen, kein Suchen.
Badge druckt, Gast tritt ein
Das Badge wird automatisch am zugewiesenen Drucker gedruckt. Das Personal überreicht es. Der Gast befestigt es und betritt den Saal. Gesamtdauer: unter 15 Sekunden.
Große Veranstaltungsorte, mehrere Eingänge – vollständig koordiniert
Definieren Sie eine beliebige Anzahl von Druckern und gruppieren Sie sie vor dem Event nach Eingang. Beispiel: Eingang A hat die Drucker 1A, 1B, 1C – Eingang B hat die Drucker 2A, 2B. Wenn das Personal den Scan-Bildschirm öffnet, wählt es seinen Eingang aus. Beim Scan eines Gast-QR leitet das System das Badge automatisch an einen verfügbaren Drucker dieses Eingangs weiter und sagt dem Mitarbeiter, zu welchem er den Gast schicken soll. Keine Abstimmungstelefonate, keine Verwirrung.
Walk-in-Gäste: Selbstbedienung, kein Personalaufwand
Nicht registrierte Gäste blockieren Ihren Anmeldetisch nicht mehr. Sie scannen den Vor-Ort-Registrierungs-QR mit ihrem eigenen Smartphone, füllen das Formular selbst aus und erhalten ihren Eintritts-QR sofort. Bei kostenpflichtigen Events bezahlen sie online auf demselben Smartphone – so entsteht weder bei der Registrierung noch bei der Bezahlung jemals eine Schlange.
Event-QR am Empfang
Der Veranstalter druckt den Event-Registrierungs-QR-Code aus dem System aus und platziert ihn im Empfangsbereich – auf einem Aufsteller, einem Bildschirm oder einem Plakat.
Gast scannt und füllt das Formular aus
Der Walk-in-Gast scannt den QR mit seinem Smartphone. Ein Registrierungsformular öffnet sich. Er trägt seine eigenen Daten ein – Name, Unternehmen, Position, Themeninteressen. Kein Personal involviert.
Eintritts-QR sofort zugestellt
Nach dem Absenden registriert das System den Gast und sendet seinen Eintritts-QR-Code sofort – per E-Mail oder SMS. Falls das Event kostenpflichtig ist, schließt der Gast die Zahlung online auf seinem eigenen Smartphone ab, bevor der QR ausgestellt wird – keine Kasse, kein Kartenterminal, keine Schlange.
Normaler Check-in-Flow
Der Gast zeigt seinen QR am Check-in-Tisch. Das Personal scannt ihn. Das Badge druckt. Er tritt ein. Seine Anwesenheit wird in Ihrer Auswertung erfasst.
Keine Anmeldeschlange. Keine Bezahlschlange. Walk-in-Gäste werden Ende-zu-Ende selbst bedient – und jede Person, die eintritt, ist registriert, erfasst und in Ihren Daten gezählt.
Das Badge ist mehr als ein Namensschild
Jedes von Actiolife gedruckte Namensschild enthält Name, Unternehmen, Position des Gastes sowie einen einzigartigen QR-Code. Die Namen-Unternehmen-Position-Seite erfüllt ihre klassische soziale Funktion: Man sieht, mit wem man spricht, und kommt ins Gespräch, ohne Visitenkarten auszutauschen. Die QR-Seite wird hier richtig spannend.
Aussteller erfassen Leads durch Scannen des Badge-QRs
Wenn der Gast einwilligt, kann ein Aussteller an seinem Stand den Badge-QR über sein Unternehmenspanel scannen. Die Kontaktdaten des Gastes und seine angegebenen Themeninteressen fließen direkt in den Lead-Pool dieses Unternehmens. Keine Visitenkarten. Keine manuelle Dateneingabe. Einwilligungsbasierte, saubere Daten.
Der Gast behält die Kontrolle über seine Daten
Der QR auf dem Badge gibt nur Daten frei, wenn der Gast eingewilligt hat. Gäste können wählen, welche Aussteller-Kategorien ihr Badge scannen dürfen. Datenschutzkonform by Design.
Entwickelt für jede Größenordnung, jedes Format
Kongresse & Messen
Mehrere Hallen, mehrere Sessions, hunderte Aussteller, tausende Gäste.
Corporate-Events
Jahrestagungen, Produkteinführungen, Pressetage, Preisverleihungen.
Hochzeiten & private Events
Eleganter Einlass, keine Schlangen, jeder Gast fühlt sich erwartet und willkommen.
Bereit, die Schlange abzuschaffen?
Sehen Sie, wie der Actiolife-Check-in für Ihr spezifisches Eventformat funktioniert.